Import kontaktów z pliku .csv

Czym jest import kontaktów

Import kontaktów z pliku to nic innego jak wprowadzenie informacji z przygotowanego przez Ciebie pliku do bazy danych aplikacji. Dzięki temu, możliwa jest identyfikacja danych w w systemie, przeszukiwanie ich, tworzenie spraw, przydzielanie do kampanii.

Z każdego zaimportowanego pliku powstaje nowa grupa importowa. Lista Twoich grup importowych znajduje się w zakładce „Import z pliku”, wraz z datą utworzenia (czyli wprowadzenia danych) oraz możliwością edycji nazwy danej grupy i jej usunięcia.

Uwaga! Usunięcie grupy importowej z tej listy spowoduje usunięcie z bazy danych aplikacji wszystkich kontaktów w niej zawartych, wraz z powiązanymi z nimi sprawami!

Przygotowanie pliku do importu

Plik źródłowy do importu musi być wprowadzany w formacie CSV. Jest to plik tekstowy, w którym dane rozdzielane są separatorami, takimi jak przecinek lub średnik. Można go przygotować i zapisać w programach takich jak Microsoft Excel, OpenOffice lub Notatnik/Notepad++.

Import z pliku krok po kroku:

1. Zaloguj się jako manager i przejdź do widoku Kontakty.
2. Wybierz zakładkę Import z pliku.
3. Wybierz Importuj rekordy.
4. Następnie postępuj zgodnie z kolejnymi krokami opisanymi poniżej.

KROK 1: 

1. Kliknij Wybierz plik. Plik powinien być w formacie .csv lub odpowiednio przygotowany .txt.
2. Wybierz plik, z którego mają zostać zaimportowane dane rekordów. Kliknij Otwórz.
3. Po wybraniu plików, kliknij Wczytaj dane. Po poprawnym wczytaniu pliku pojawi się komunikat “Dane z pliku zostały wczytane”. 

Również w tym kroku masz możliwość nadania wybranej przez Ciebie nazwy tworzonej właśnie grupie importowej. Domyślnie jest ona taka, jak nazwa Twojego pliku źródłowego.

KROK 2: 

Ze względu na konstrukcję plików o formacie .csv, w tym kroku konieczne jest doprecyzowanie jego parametrów.

1. Wybierz czy pierwszy wiersz w pliku to nazwy kolumn – jest to niezbędne do późniejszego mapowania pól z danymi.
2. Określ też jaki rodzaj separatora został użyty.
3. Kliknij Dalej.

Pomocny w ocenie, czy podane parametry są prawidłowe, jest podgląd u dołu strony prezentujący kilka pierwszych wierszy pliku. Powinien przyjąć formę tabeli. Jeżeli format danych będzie nieprawidłowy zostaniesz o tym poinformowany komunikatem “Nie powiodło się wczytanie danych. Dane w pliku mają nieprawidłowy format”. “Sprawdź format pliku i spróbuj ponownie”. “Wróć do przygotowania pliku i spróbuj ponownie”.

KROK 3:  

Mapowanie pól to przypisywanie kolumn tabeli pliku źródłowego, do pól kontaktu dostępnych w bazie danych aplikacji. Według tego klucza pola będą potem uzupełnione w karcie Kontaktu, między innymi mogą to być Firma, Imię, Nazwisko, Email, Adres, Telefon. Pola oznaczone dopiskiem „słownik” mogą przyjmować tylko wartości ze z góry określonego zbioru, na przykład z wykazu województw. 

Nie jest konieczne określanie kolumn z pliku dla wszystkich pól w bazie.

Dla różnych pól w bazie można zaimportować dane z tej samej kolumny w pliku.

Opcje importu

W sekcji Opcje importu możesz określić parametry aktualizowania i dodawania pobieranych z pliku źródłowego danych kontaktów.

• Usuń duplikaty z pliku
  Wykorzystanie tej opcji wymaga wyboru nazwy pola, według którego mają być porównywane wprowadzane dane kontaktów, np. nazwisko, jednak najlepiej gdyby była to informacja niepowtarzalna, jak NIP lub PESEL albo adres email. Jeśli w pliku źródłowym znajdują się kontakty o takiej samej wartości wybranego pola, jak te, które znajdują się już w Twojej bazie, zostaną one usunięte z obecnie dodawanej grupy importowej.

Następnie, masz do wyboru jedną z trzech opcji:

• Dodaj wszystkie
  Wszystkie kontakty z wczytanego pliku źródłowego zostaną dopisane do bazy danych, według wcześniej określonego przez Ciebie mapowania.
• Aktualizuj i dodaj brakujące
  Wymaga określenia odpowiadających sobie w bazie i pliku pól, według których będą porównywane dane kontaktów, np. pole Email w bazie i pole Adres e-mail z pliku źródłowego. Baza zostanie uzupełniona o wpisy, dla których wartość wybranego pola występuje w pliku, a w bazie nie. Dla wpisów, których wartość wybranego pola znajduje się w obydwu lokalizacjach, dane w bazie zostaną zaktualizowane w pozostałych polach objętych mapowaniem.
• Dodaj tylko brakujące
  Również wymaga określenia odpowiadających sobie pól, według których ma przebiegać analiza danych kontaktów. Wybranie tej opcji spowoduje dodanie do bazy kontaktów, dla których wartość wybranego pola zostanie znaleziona w pliku, a w bazie nie.

Gdy wybierzesz Aktualizuj i dodaj brakujące lub Dodaj tylko brakujące, dodatkowo odblokowują się:

• Aktualizuj i dodaj brakujące tylko z grupą
  Jak już wspominaliśmy wcześniej, danym z pliku wprowadzonym do bazy w jednym procesie importu, nadawana jest nazwa (ręcznie – wybrana przez Ciebie lub automatycznie – nazwa pliku źródłowego). Dzięki wybraniu opcji aktualizacji i dodawania z grupą, baza zostanie uzupełniona i zmodyfikowana tylko w zakresie wpisów występujących w obecnie dodawanej grupie i równocześnie w jednej z wcześniejszych grup importowych, której nazwę wybierasz z listy rozwijanej.
• Wyczyść pola bez mapowania (w aktualizowanych rekordach)
  Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że gdy wpisy będą aktualizowane, dane zawarte w bazie aplikacji, w kolumnach których nie obejmuje mapowanie, zostaną z niej usunięte.

Opcje naprawy numeru

Do dyspozycji masz również opcje naprawy numerów telefonicznych:

• Stała długość numeru telefonicznego spowoduje usunięcie wszystkich znaków białych w numerze i pobranie tylko określonej przez Ciebie liczby cyfr od końca.
• Dodaj prefiks do numeru doda podane przez Ciebie w polu obok cyfry na początku numeru.
• Obetnij wiodące zero w numerze telefonicznym usunie wszystkie zera na początku numeru.

Po uzupełnieniu potrzebnych pól kliknij Importuj. Pojawi się okno dialogowe z komunikatem “System gotowy do importu rekordów. Kliknij przycisk Import.” Kliknij Import.

Zapisz szablon

Masz też możliwość zapisania raz przygotowanego mapowania i ustawień opcji w postaci szablonu. Przy kolejnym imporcie kontaktów z pliku, przygotowanego w takim samym układzie danych, będziesz mógł wybrać szablon z listy rozwijanej, a nie konfigurować wybory na nowo.

Wybierz Zapisz ustawienia pod nową nazwą, a następnie Zapisz.

KROK 4:  

Ostatni krok to podsumowanie importu. Wyniki zawarte w zestawieniu zależą od wybranych wcześniej opcji.

Kliknij OK.

Zaimportowana grupa kontaktów jest widoczna w zakładce Importy oraz w zakładce Baza danych i przydzielanie w liście grup kontaktów.