IVR – Automatyczna sekretarka/recepcjonistka

Funkcja 3CX „Digital Receptionist/cyfrowa recepcjonistka”

może automatycznie przekierowywać na wybrany numer/grupę/kolejkę poprzedzając to odpowiednim komunikatem lub IVR (Interactive Voice Response) przedstawi menu komunikatem głosowym wraz z przekierowaniem, np. „W przypadku sprzedaży naciśnij 1. Aby uzyskać pomoc, naciśnij 2 lub poczekaj na przekazanie do operatora”.

Dodajemy Digital Receptionist/cyfrową recepcjonistkę w głównym menu.

Cyfrowa recepcjonistka musi mieć zawarty numer wewnętrzny. Dzięki temu możemy między innymi ustawić inny monit o „poza godzinami pracy”, aby nie uwzględniać opcji przeniesienia połączenia do niedostępnych grup/kolejek.

Typy IVR i pozostałe ustawienia

1. Standard – określ działania dla maksymalnie dziesięciu (0–9) opcji menu, np. połącz z  numerem wewnętrznym lub wirtualnym numerem wewnętrznym dla grupy kontaktowej, kolejki połączeń, innego  cyfrowego recepcjonisty lub poczty głosowej.
2. DTMF Input – ustawienie opcji menu użytkownika w oparciu o własne kody DTMF, każdy z maksymalnie dziewięcioma (9) cyframi, np . „010” . Dla każdej opcji wybierz akcję i miejsce docelowe, tj .  numer wewnętrzny lub wirtualny numer wewnętrzny dla grupy kontaktowej, kolejki połączeń, innego cyfrowego recepcjonistę, pocztę głosową VAD itp.
3. launch Script  – dla zaawansowanych użytkowników, tj. opcjonalne zebranie informacji od rozmówcy, uruchomienie zewnętrznego skryptu i wykonanie zdefiniowanej akcji na podstawie kodu wyjścia skryptu. Więcej informacji znajdziesz w tym przewodniku (eng).
4. wake up – tworzy pojedynczą usługę budzenia/przypomnienia używaną przez gości hotelowych do dzwonienia i ustawiania automatycznego budzenia i przypomnienia

5.  Pozostałe

Opcjonalnie połącz  numer DID z tym cyfrowym recepcjonistą.

W polu „Miejsce docelowe dla nieprawidłowego lub braku limitu czasu wejścia/skryptu DTMF  ” ustaw  limit czasu w sekundach oraz działania, które należy wykonać po przekroczeniu limitu czasu i nieprawidłowym wejściu. 

Kliknij „ OK ” , aby zapisać recepcjonistę cyfrowego.

Zalecane standardowe ustawienia IVR

1. Przyjazna nazwa, numer wewnętrzny i komunikat: format ustawiamy wg. naszych preferencji.
2. Komunikat poinformuje klienta o tym, że zostanie połączony z kolejką.
3. Nie dajemy klientowi możliwości, ale jeżeli w komunikacie mamy informację o RODO to dajemy w numerze „9” (lub innym zależy od komunikatu) połączenie z cyfrową recepcjonistką, która później kieruje z powrotem na ten IVR.
4. DID – wybieramy jaki numer ma mieć nasze połączenia na IVR, a następnie kolejkę.
5. Wybieramy 1 sekundę okresu wyboru na słuchawce, wybieramy opcję połącz z kolejką i dostosujemy swoją kolejkę

1. Przyjazna nazwa, numer wewnętrzny i komunikat: format ustawiamy wg. naszych preferencji.
2. Komunikat poinformuje klienta o tym, że zostanie połączony z kolejką.
3. Na klawiszu do wybrania ustawiamy zadanie, które zostanie wykonane – np przekierowanie na kolejke po wyborze klawiszu nr 1.
4. DID – wybieramy jaki numer ma mieć nasze połączenia na IVR.
5. Wybieramy 60 sekundę okresu wyboru na słuchawce, wybieramy opcję zakończ połączenie, ewentualnie powtórz komunikat.

1. Przyjazna nazwa, numer wewnętrzny i komunikat: format ustawiamy wg. naszych preferencji.
2. Komunikat poinformuje klienta o tym, że zostanie połączony z kolejką.
3. Numery zostają puste.
4. DID -zostawiamy pusty
5. Wybieramy 1 sekundę okresu wyboru na słuchawce, wybieramy opcję zakończ połączenie.