Import kontaktów z pliku

Import kontaktów z pliku to sposób na wprowadzenie danych do Systell Contct Center w kilku prostych krokach.

1. Plik do importu

Plik z danymi przygotuj w arkuszu kalkulacyjnym, umożliwiającym zapis w formacie .xlsx (może to być np. Microoft Excel lub OpenOffice Calc), tak aby spełniał warunki:

• dane do importu znajdują się na pierwszym arkuszu,

• wszystkie dane dotyczące jednego kontaktu znajdują się w jednym wierszu,

• pierwsza kolumna arkusza nie jest pusta (komórka A1 musi mieć jakąś zawartość),

• arkusz nie zawiera komórek scalonych,

• arkusz nie zawiera wykresów i innych grafik,
• rozmiar pliku nie przekracza 20. MB.

2. Import kontaktów

Opcję importu kontaktów znajdziesz wybierając z lewego paska menu Kontakty, a następnie, na zakładce Kontakty, przycisk Importuj.

Ważne

Import kontaktów jest dostępny dla użytkowników w rolach manager i administrator. Konsultanci mogą dodawać i aktualizować dane kontaktów tylko pojedynczo – na karcie kontaktu lub na karcie sprawy.

3. Ogólne parametry importu

Okno konfiguracji importu kontaktów zawiera dwie zakładki, pierwsza z nich to Ogólne.

Tutaj, klikając w + Dodaj plik otworzysz okno systemowe przeszukiwania dysku urządzenia, na którym pracujesz. Wybierz przygotowany plik w formacie .xlsx. Jeśli wybrany przez Ciebie plik jest bardzo duży, przez chwilę może być widoczna ruchoma ikona ładowania.

Ważne

Jeśli plik jest nieprawidłowy, tj. nie spełnia wymaganych parametrów, zobaczysz komunikat.

Gdy plik zostanie prawidłowo dodany, zawartość okna konfiguracji zmieni się.

• W polu Plik xlsx znajduje się nazwa pliku z dysku Twojego urządzenia. Jeśli jednak chcesz go zmienić, możesz kliknąć Usuń i dodać inny plik.
• Nazwa importowanego pliku – to pole automatycznie uzupełni się nazwą pliku z pola powyżej, jednak możesz zmienić jego wartość na dowolną. Tak będzie się nazywała grupa kontaktów zaimportowanych z wybranego przez Ciebie pliku.

Dobre praktyki

Nazwę importu będzie można później edytować, pamiętaj jednak żeby pozwalała Ci ona na łatwą identyfikację danej grupy kontaktów. Np. kontakty sprzedażowe 06.2024 albo aktualizacja  kontaktów do promocji.

• Ustaw pierwszy wiersz z pliku jako nazwy kolumn – ten przełącznik domyślnie jest włączony.
  
  Jeśli go wyłączysz, pierwszy wiersz z pliku będzie traktowany tak jak pozostałe, czyli jako zbiór danych dotyczących pojedynczego kontaktu, a kolumnom zostaną nadane tytuły Kolumna 1, Kolumna 2 itd.
  
• Naprowadzając kursor na Częściowy podgląd pliku, rozwiniesz okno pomocnicze, zawierające nazwy kolumn i pierwszych pięć wierszy dla pierwszych sześciu kolumn z wybranego przez Ciebie pliku.

• Pola z pliku – w tej kolumnie pojawią się nazwy kolumn z wybranego pliku. Jeśli opcja Ustaw pierwszy wiersz z pliku jako nazwy kolumn została wyłączona – będą to nadane przez system kolejne numery kolumn.
• Pola systemowe – tutaj, nazwom kolumn z importowanego pliku (widocznym w Pola z pliku) przypisz do jakich pól danych kontaktu mają trafić pobrane z nich informacje.
  Np. jeśli w pliku znajduje się kolumna o nazwie Pierwsze imię, będzie ona widoczna w kolumnie Pola z pliku. Klikając w pole po prawej od Pierwsze imię rozwiniesz listę nazw pól, które w systemie są widoczne w nagłówku karty kontaktu. Wybierz z listy, do którego pola mają trafić informacje z Pierwsze imię – prawdopodobnie będzie to Imię.

Pomocne

Gdy w jednym z pól kolumny Pola systemowe wybierzesz już daną wartość z listy, w pozostałych nie będzie ona dostępna. Nie ma możliwości umieszczania jednej informacji z pliku w dwóch polach kontaktu.

4. Obsługa duplikatów

Druga zakładka okna konfiguracji importu kontaktów, to Duplikaty.

Przy importowaniu danych kontaktów z pliku, możesz chcieć uwzględnić sytuację, w której część z nich znajduje się już w bazie systemu.
Np. jeśli masz listę klientów w arkuszu kalkulacyjnym i tam jest ona uzupełniana i aktualizowana, a raz na jakiś czas przenoszona do SCC.

W zakładce Duplikaty możesz określić jak system ma potraktować takie powtarzające się wpisy.

Pomocne

Jako duplikat przy imporcie kontaktów uznawany jest wiersz pliku zawierający, w wybranej przez Ciebie kolumnie, taką samą informację jak w odpowiadającym mu polu przynajmniej jednego kontaktu znajdującego się już w systemie.

Np. Załóżmy, że:

• jako informację, po której system ma oceniać czy wpis jest duplikatem, czy nie, wybierasz adres email (ponieważ wiesz, że jest to dana unikatowa dla każdego Twojego klienta);
• w pliku .xlsx znajduje się kolumna o nazwie adres poczty elektronicznej;
• wśród pól kontaktu w SCC znajduje się pole Email;
• przy konfiguracji importu w oknie Import kontaktów, na zakładce Ogólne, do pola z pliku adres poczty elektronicznej masz przypisane pole systemowe Email.

Dla takiej sytuacji, system określi jako duplikat każdy wiersz z pliku, który w kolumnie adres poczty elektronicznej będzie miał adres identyczny jak przynajmniej jeden kontakt dotychczas istniejący w SCC.

Dodaj wszystkie jako nowe

Jest to ustawienie domyślne. Będzie ono zastosowane także, jeśli podczas konfiguracji importu danych z pliku w ogóle nie przejdziesz na zakładkę Duplikaty.

Dla wybranego z listy dodaj wszystkie jako nowe – podczas importu system nie będzie identyfikował duplikatów. Każdy wiersz z pliku stanie się nowym kontaktem w systemie.

Aktualizuj duplikaty, a pozostałe dodaj jako nowe

Ta opcja obsługi duplikatów wymaga określenia parametru, po którym system będzie rozpoznawał, że dany wiersz pliku jest duplikatem.

Gdy w oknie Import kontaktów, na zakładce Duplikaty, wybierzesz z listy Aktualizuj duplikaty, a pozostałe dodaj jako nowe, pojawią się dwa dodatkowe pola:

• Zmapowane pole z pliku – kliknij, a rozwinie się lista nazw kolumn z Twojego pliku .xlsx, które na zakładce Ogólne zostały przypisane do wybranych pól kontaktu w systemie. Wybierz to, po którym system ma oceniać, czy dany kontakt jest duplikatem czy nie.

Ważne

Pamiętaj wybrać informację możliwie unikatową. Najlepiej numer identyfikacyjny, NIP lub PESEL, żeby mieć pewność, że ewentualne duplikaty to rzeczywiście dane tej samej osoby.

Np. Gdyby identyfikacja duplikatów miała przebiegać bazując na informacjach w polu Imię, mogłoby się okazać, że system uznałby pięć różnych osób o imieniu Anna za jedną.

• Pole systemowe – uzupełni się automatycznie, na podstawie tego, co wybierzesz w polu Zmapowane pole z pliku.

W efekcie importu o takiej konfiguracji:

• W przypadku wierszy z pliku zidentyfikowanych przez system jako duplikaty – zawarte w nich dane posłużą do aktualizacji kontaktu istniejącego już w systemie.

• Pozostałe wiersze posłużą do stworzenia nowych kontaktów.

Dodaj tylko nowe (pomiń duplikaty)

Dla tej opcji również konieczne będzie określenie po jakiej informacji system ma rozpoznawać duplikaty.

Gdy podczas konfiguracji importu wybierzesz z listy Dodaj tylko nowe (pomiń duplikaty), pojawią się dwa dodatkowe pola:

• Zmapowane pole z pliku – kliknij, a rozwinie się lista nazw kolumn z Twojego pliku .xlsx, które na zakładce Ogólne zostały przypisane do wybranych pól kontaktu w systemie. Wybierz to, po którym system ma oceniać, czy dany kontakt jest duplikatem czy nie.

• Pole systemowe – uzupełni się automatycznie, na podstawie tego, co wybierzesz w polu Zmapowane pole z pliku.

W efekcie importu o takiej konfiguracji:

• W przypadku wierszy z pliku zidentyfikowanych przez system jako duplikaty – system nie weźmie ich pod uwagę, dane w nich zawarte nie utworzą nowych kontaktów, ani nie będą miały wpływu na kontakty już istniejące.
• Pozostałe wiersze posłużą do stworzenia nowych kontaktów.

5. Proces importu i zaimportowane kontakty

Gdy przygotujesz już wszystkie parametry swojego importu, kliknij Importuj.

Ważne

Jeśli zamkniesz okno Import kontaktów klikając na x albo na Anuluj – wszystkie wprowadzone przez Ciebie konfiguracje, łącznie z wybranym plikiem, zostaną usunięte z systemu. Po ponownym otwarciu tego okna, będzie ono w stanie domyślnym.

Przebieg importu

Informację o przebiegu importu znajdziesz na powiadomieniu. Będzie ono widoczne nawet, jeśli przejdziesz na inny widok w SCC, kartę sprawy lub kartę kontaktu.

Pasek postępu jest graficznym przedstawieniem procenta przetworzonych danych.

Jeśli rozpoczniesz więcej niż jedną akcję (nie tylko importu, może to być też akcja na grupie spraw lub kontaktów np. tworzenie spraw lub wysyłanie SMS), powiadomienia stworzą listę. Na wypadek dużej liczby procesów prowadzonych równocześnie, masz możliwość zminimalizowania listy aby nie utrudniała pracy na innych widokach.

Gdy proces się zakończy, a więc pasek postępu osiągnie 100%, pojawi się zielone oznaczenie. Następnie, po kilku sekundach powiadomienie zniknie.

Zaimportowana grupa kontaktów jest widoczna w zakładce Import z pliku oraz na widoku Kontakty, na liście wyboru filtra Importowane pliki.

Lista importów

Z zaimportowanego pliku powstaje nowa grupa kontaktów. Listę importów znajdziesz wybierając z lewego paska menu Kontakty, a następnie zakładkę Import z kontaktu.

Import ma w tej tabeli nazwę, która została wpisana w oknie konfiguracji importu, w polu Nazwa importowanego pliku oraz datę i godzinę utworzenia.

Tutaj możesz zmienić nazwę wybranego importu, dodać opis lub zdecydować o jego usunięciu.

Ważne

Pamiętaj, że usuwając z listy wybrany import, usuwasz z systemu wszystkie zawarte w nim kontakty. Spowoduje to usunięcie także wszystkich powiązanych z tymi kontaktami spraw.

Wyszukiwanie kontaktów z importu

Na widoku Kontakty znajduje się wykaz wszystkich kontaktów w Twoim SCC. Aby zidentyfikować te pochodzące z określonego pliku, użyj filtrowania.

Filtr do tego służący, nie jest widoczny domyślnie, skorzystaj z opcji dodania go z listy:

• kliknij przycisk Filtruj;
• rozwinie się lista przycisków filtrów, jednak domyślnie nie będzie na niej filtra po imporcie;
• kliknij Dodaj filtr;
• rozwinie się lista wyboru z wszystkimi dostępnymi na widoku Kontakty filtrami;
• znajdź na liście Importowane pliki i zaznacz pole przy nim;
• zatwierdź dodawanie filtra klikając Zastosuj.

Teraz już możesz filtrować listę kontaktów, tak aby ograniczyć ją tylko do tych z wybranego importu:

• kliknij Filtruj;
• rozwinie się lista przycisków filtrów, kliknij Importowane pliki;
• rozwinie się lista wszystkich importów;
• oznacz wybrany import;
• zatwierdź filtrowanie klikając Zastosuj.

Teraz lista widoku Kontakty jest ograniczona do tych, które:

• zostały dodane przy imporcie z wybranego pliku,
• zostały zaktualizowane podczas importu z wybranego pliku.

Tak przygotowany filtr możesz zapisać w postaci zakładki.

Przydzielanie kontaktów do kampanii

Kontakty dodane do systemu przy pomocy importu, na razie nie mają żadnych przypisanych do nich spraw. Można to robić pojedynczo, jednak jeśli chcesz szybko dużą grupę kontaktów dodać do obsługi w wybranej kampanii, skorzystaj z akcji na grupie kontaktów – Utwórz sprawy.