Klikając w nazwę wybranej pozycji, możesz edytować parametry już utworzonych plików lub dla danej nazwy podmienić plik z nagraniem.
Centrum pomocy
Pliki dźwiękowe w NextPBX
Pliki dźwiękowe to nagrania przygotowane na potrzeby obsługi połączeń. Nie są niezbędne do rozpoczęcia pracy z NextPBX, ponieważ podstawowe dźwięki i komunikaty są dostępne w standardzie. Jednak, na przykład konfigurując kolejki możesz natrafić na potrzebę dodania nagrań o treści odpowiednio dopasowanej do indywidualnej charakterystyki Twojej firmy.
Pomocne
Pliki dźwiękowe mogą być potrzebne przy konfiguracji: kolejek, warunków kierowania połączeń przychodzących i IVR.
Korzyści biznesowe
- Zwiększysz jakość obsługi klienta informując go np. o czasowym braku dostępu do infolinii lub wydłużonej kolejce do obsługi.
- Skrócisz czas obsługi przez agenta dodając odtwarzanie komunikatów np. informacji o nagrywaniu rozmów lub RODO. Dzięki temu Twój zespół konsultantów obsłuży większą liczbę klientów tym samym czasie.
- Zmniejszysz liczbę nieobsłużonych zgłoszeń odtwarzając po godzinach pracy infolinii nagranie z kontaktowym adresem poczty elektronicznej.
Jak skonfigurować pliki dźwiękowe w NextPBX?
W NextPBX możesz dodawać nagrania na potrzeby obsługi na różne sposoby. Opcję tą znajdziesz wybierając z lewego paska menu Konfiguracja, a nastepnie w sekcji Centrala – Pliki dźwiękowe.
Na liście zobaczysz domyślne pliki dźwiękowe. Kliknij Nowy plik multimedialny, a otworzysz formularz konfiguracji i będziesz mieć możliwość dodania nowego nagrania.
Konfiguracja sekcji Informacja
W tej sekcji znajdują się najbardziej podstawowe informacje identyfikujące nagranie:
1. Nazwa którą będzie się prezentować Twój plik multimedialny na liście, także na listach wyboru nagrania przy konfiguracji kolejki, IVR, itd.
2. Opis – tu możesz dodać bardziej szczegółowe informacje, które pomogą Ci później rozpoznać plik bez konieczności jego odtwarzania. Wprowadzona tu notatka będzie widoczna tylko po otwarciu trybu edycji nagrania.
Jak dodać nagranie?
Plik dźwiękowy możesz dodać do systemu na kilka różnych sposobów. Od Ciebie zależy, który będzie najwygodniejszy.
Dobre praktyki
Treść i jakoś plików dźwiękowych, z których korzystasz tworząc powiadomienia, nie jest bez znaczenia. Dobrze przemyśl ich treść. Dostosuj też sposób dodania nagrania do posiadanych warunków.
Nagranie przez połączenie telefoniczne jest najwygodniejszym i najszybszym sposobem, jednak potrzeba się do niego odpowiednio przygotować. Na przykład, jeśli pracujesz w dużej sali, z całym zespołem – nagranie przez połączenie telefoniczne może zawierać zakłócenia w tle, które będą źle odbierane przez klientów.
Nagranie generowanie z tekstu pozbawione jest zagrożeń związanych z tłem dźwiękowym, jednak jest najmniej lubiane przez odbiorców. Pamiętaj, że „uśmiechnięty” głos, nawet u cyfrowej recepcjonistki, pozytywnie wpływa na kontakt z klientem.
Dodanie gotowego pliku wymaga nagrania go wcześniej. Większość komputerów z dostępem do mikrofonu ma oprogramowanie umożliwiające zapis głosu. Możesz też wykorzystać telefon komórkowy – łatwiej będzie Ci znaleźć pomieszczenie pozbawione tła dźwiękowego, pamiętaj jednak by nie było zbyt małe, bo może powstać pogłos utrudniający zrozumienie treści nagrania.
Nagraj z numeru wewnętrznego lub zewnętrznego…
Nagrania stworzyć możesz za pomocą połączenia z numerem wewnętrznym lub zewnętrznym.
- Jeśli chcesz wprowadzić nagranie za pomocą połączenia wewnętrznego NextPBX – w polu Użytkownik, wybierz z listy numer.
Ważne
Aby wprowadzenie nagrania przez połączenie z numerem wewnętrznym było możliwe – użytkownik z przypisanym wybranym numerem musi być zalogowany i odebrać połączenie.
- Jeżeli wolisz dodać nagranie przy pomocy połączenia zewnętrznego, na przykład ze swoim telefonem komórkowym – wpisz odpowiedni numer w drugie pole (w pierwszym pozostawiając wartość Wybierz numer wewnętrzny do wybrania aby określić pojedyncze źródło).
Gdy wprowadzisz wybrany numer, kliknij Wydzwoń u dołu strony aby nawiązać połączenie w celu stworzenia nagrania.
Gdy odbierzesz połączenie zostanie odtworzony komunikat: Po usłyszeniu sygnału należy podać swoją wiadomość tymczasową, a następnie nacisnąć krzyżyk. Postępuj zgodnie z instrukcją.
Po wybraniu # będziesz mieć możliwość:
- Wybierając na klawiaturze 2 – odsłuchać nagranie, po odsłuchaniu możesz zdecydować, czy zapisać je czy nagrać ponownie.
- Wybierając na klawiaturze 1 – zatwierdzić utworzone nagranie, zostanie ono zapisane na liście plików dźwiękowych.
- Wybierając na klawiaturze 3 – ponownie nagrać treść.
Dobre praktyki
Aby uniknąć przedłużającego się „cichego” zakończenia nagrania, przygotuj się i uruchom widok klawiatury.
… lub utwórz za pomocą tekstu na mowę
Ta sekcja służy do automatycznego kreowania nagrań z tekstu, przy pomocy usług zewnętrznych.
Dobre praktyki
W opcji tekst na mowę nie jest dostępny język polski, ponadto istnieją także liczne inne ograniczenia tego systemu – dlatego najlepiej wykorzystaj inny sposób dodawania nagrań do systemu.
… lub prześlij nagranie
Możesz również nagranie wczytać z pliku, który masz na dysku.
Dobre praktyki
Rekomendujemy tworzenie plików głosowych z stron: Amazon Polly, Cloud Google lub Powitania.pl.
Dla wprowadzania gotowego pliku dźwiękowego istnieje dodatkowa możliwość korekty w kolejnej sekcji.
Prześlij/utwórz przekształcenia
1. Korekta głośności – ta opcja dostosowuje głośność dodanego pliku. Wartość 1.0 w tym polu oznacza brak zmian w głośności.
Pomocne
Regulacja głośności jest liniowa (amplituda), więc:
- Liczba mniejsza niż 1 zmniejsza głośność.
- Liczba większa niż 1 zwiększa głośność.
- Jeśli zostanie podana liczba ujemna, oprócz regulacji głośności, sygnał audio zostanie odwrócony.
2. Konwersja formatu – tutaj możesz ręcznie wybrać zmianę formatu nagrania. Ma to wpływ na jego rozmiar i jakość.
Dobre praktyki
Tutaj najkorzystniej będzie zastosować format wav mono 8Khz 64 kbps.
Pomocne
Next PBX automatycznie dostosuje plik do standardów.
Ważne
Pamiętaj, aby po wprowadzeniu wszystkich ustawień, zapisać je klikając niebieski przycisk Zapisz na samym dole strony.
Gotowe pliki możesz odsłuchać z poziomu listy plików dźwiękowych.
Pomocne
Jeśli masz pytania, potrzebujesz rozwiązania problemu lub bardziej złożonej konfiguracji, zawsze możesz liczyć na nasz zespół specjalistów i skontaktować się z nami.